FTP

Il protocollo Ftp permette di effettuare l’upload sia dei file spool che dei file pdf.

 

Per i file spool, i metadati verranno estratti dal contenuto stesso del file testuale.

Per i file pdf, è necessario che:

  • ciascun documento sia contenuto in un singolo file pdf
  • ciascun file pdf abbia un corrispondente file testuale contenente i metadati associati al documento. Il file dei metadati può essere sia in formato csv (comma separated values) che json (Java Script Object Notation).

I metadati dovranno identificare:

  • L’organizzazione (l’azienda)
  • La classe documentale
  • I dati di spedizione (fax, email, indirizzo postale)
  • L’anno di riferimento
  • I metadati propri del documento (esempio numero e data fattura, ragione sociale, ecc.)
  • Altre eventuali informazioni (label, nome di file, ecc)

Il formato json è preferibile, in quanto definito in maniera precisa, mentre il formato csv non è standard (tipicamente in Italia si usa il punto e virgola come separatore, e può essere necessario usare delimitatori o caratteri di escape per identificare i dati), ma Documatica prevede l’adattabilità del formato accettato alle esigenze del cliente.

Il formato csv prevede che i metadati siano su una singola linea di testo, separati da punto e virgola, senza la linea dei nomi dei campi. L’identificazione dei campi è quindi posizionale, concordata preventivamente col cliente.
Un esempio di tale file potrebbe essere:

ACME;FATTURE_NC;0270030099;info@acme.com;;;;;;;4500;Ferramenta Tubi;10025468421;FETU;MORE

che identifica il documento numero 4500, della classe documentale Fatture_Nc, dell’azienda Acme, che dovrà essere inviato via fax ed email agli indirizzi indicati, con metadati ragione sociale (Ferramenta Tubi) , partita iva (10025468421), codice cliente (FETU) e codice agente (MORE).

Il formato json prevede che i metadati siano strutturati secondo le regole di tale linguaggio

La struttura json per l’esempio precedente è:

{
    "organization_code"    : "ACME"
    "document_type"        : "FATTURE_NC"
    "sendto.faxnumber"     : "0270030099"
    "sendto.email"         : "info@acme.com"
    "metadata.Numero"      : 4500
    "metadata.RagSoc"      : "Ferramenta Tubi"
    "metadata.PartIva"     : "10025468421"
    "metadata.CodCli"      : "FETU"
    "metadata.CodAge"      : "MORE"
}



Procedura di Upload

L’upload via Ftp mette a disposizione 2 cartelle Ftp per ciascuna tipologia documentale da caricare:

  • La cartella “in” è utilizzata per inviare i file (spool e anno di riferimento, o pdf e csv)
  • La cartella “out” è utilizzata per leggere gli esiti dell’upload

Tali cartelle vengono create in una struttura che identifica l’azienda e la tipologia documentale, ad esempio:

\nomeazienda\tipodocumento\spool-pdf\in

La procedura per effettuare l’upload è la seguente:

  • Fare l’upload nella cartella in dei file dei documenti (spool o pdf), aventi nome nomefile_numeroid.tmp. L’estensione .tmp evita che Documatica inizi a processare il file prima che il suo upload sia terminato, e la parte numeroid serve per abbinare i file (spool con anno di riferimento, e pdf con csv);
  • Fare l’upload nella cartella in del file dell’anno di riferimento (per spool) e dei file dei metadati (per pdf): il primo contiene un’unica linea con l’anno nel formato yyyy, mentre i secondi contengono un’unica linea coi metadati del documento a cui si riferiscono. I file si legano ai documenti  tramite l’identificativo numerico che segue il nome: nomefile_numeroid.txt
  • Rinominare il file dei documenti cambiando l’estensione da .tmp a .txt (per gli spool) o .pdf.
  • La presenza dei file nella cartella in innesca l’elaborazione da parte del server Documatica, al termine della quale i file vengono cancellati, e l’esito dell’upload viene scritto nella cartella out.
  • La lavorazione dei file da parte di Documatica avviene in una cartella denominata work, in modo da rendere sempre accessibile la cartella in, nella quale si può liberamente caricare o cancellare file.
  • Verificare nella cartella out la presenza dei file di esito, che avranno lo stesso nome dei documenti con estensione .csv. Il contenuto del file è un’unica linea che contiene i seguenti valori separati da punto e virgola:
  • identificativo del “job”, assegnato dai server Documatica
  • data e ora dell’upload
  • codice dell’esito (es OK)
  • descrizione dell’esito

Dopo aver letto il file di esito, è necessario cancellarlo (Documatica non cancella automaticamente tali file). Anche il formato dei file di esito può essere json anziché csv, su richiesta del cliente.

I file depositati nella cartella in devono avere formati validi per Documatica:

  • file di spool con formato “plain text” o “*fcfc” (formato generato dagli spool AS400)
  • file pdf con layout compatibile con le funzionalità richieste (ad esempio posizione corretta della finestra dell’indirizzo se deve essere spedito per posta)

 

Nell'AreaTest la classe documentale DocSpoolFTP dell'organizzazione Beta è stata configurata per accettare upload via FTP...
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