I tempi della Conservazione
La tempistica della conservazione è tipicamente regolata dalla normativa: ad esempio, le fatture emesse devono essere conservate entro il 15mo giorno dalla data di emissione. La conservazione consiste nella creazione di un "lotto di conservazione" che raggruppa un certo numero di documenti, garantendone data e ora di creazione e immodificabilità.
Documatica permette di impostare la tempistica di conservazione ottenendo due obiettivi:
- rispettare la normativa vigente
- facilitare la correzione di un documento erroneamente caricato
A questo scopo sono utilizzati 2 parametri, associati a ciascun documento da conservare, e impostati in fase di configurazione iniziale:
- l'intervallo di conservazione: indica quanti giorni possono al massimo passare prima che il documento sia conservato;
- il periodo di conservazione: indica il numero massimo di giorni raggruppati all'interno di uno stesso lotto.
Documatica controlla ogni notte se esistono documenti più "vecchi" dell'intervallo di conservazione, e nel caso crea un lotto di durata pari al periodo di conservazione:
Questa struttura permette di correggere eventuali documenti erroneamente caricati prima che questi siano conservati.
Ad esempio, per le fatture emesse che devono essere conservate entro 15 giorni, si possono impostare i seguenti valori:
Intervallo di conservazione: 11 gg
Periodo di conservazione: 7 gg
In questo modo, ci sono al minimo 4 giorni di tempo per correggere un documento erroneamente caricato, prima che questo sia conservato, e nell'eventualità che un lotto di conservazione non sia creato a causa di un guasto nei sistemi, ci sono 4 giorni di tempo per correggere il guasto prima dello scadere dei 15 giorni.
In condizioni normali, se i documenti sono mandati nella corretta sequenza, viene creato un lotto ogni 7 giorni, un numero di giorni pari al periodo di conservazione.