I tempi della Conservazione

La conservazione consiste nella creazione di un "lotto di conservazione" che raggruppa un certo numero di documenti, garantendone data e ora di creazione e immodificabilità.

Documatica permette di impostare la tempistica di conservazione ottenendo due obiettivi:

- rispettare la normativa vigente

- facilitare la correzione di un documento erroneamente caricato

A questo scopo sono utilizzati 2 parametri, associati a ciascun documento da conservare, e impostati in fase di configurazione iniziale:

- l'intervallo di conservazione: indica quanti giorni possono al massimo passare prima che il documento sia conservato;

- il periodo di conservazione: indica il numero massimo di giorni raggruppati all'interno di uno stesso lotto.

 Documatica controlla ogni notte se esistono documenti più "vecchi" dell'intervallo di conservazione, e nel caso crea un lotto di durata pari al periodo di conservazione:



 

Questa struttura permette di correggere eventuali documenti erroneamente caricati prima che questi siano conservati.

Ad esempio, se il cliente intende conservare le fatture emesse entro 15 giorni, si possono impostare i seguenti valori:

Intervallo di conservazione: 11 gg

Periodo di conservazione: 7 gg

In questo modo, ci sono al minimo 4 giorni di tempo per correggere un documento erroneamente caricato, prima che questo sia conservato, e nell'eventualità che un lotto di conservazione non sia creato a causa di un guasto nei sistemi, ci sono 4 giorni di tempo per correggere il guasto prima dello scadere dei 15 giorni.

In condizioni normali, se i documenti sono mandati nella corretta sequenza, viene creato un lotto ogni 7 giorni, un numero di giorni pari al periodo di conservazione.