I documenti possono essere inviati o caricati nei seguenti formati:

• file PDF con metadati
• file PDF senza metadati, che saranno interpretati da un apposito traduttore
• Spool "txt" di stampa, generati da sistemi informativi, ovvero un elenco strutturato di documenti in formato testo con separatori.
• Documenti cartacei, che sono gestiti da un apposito centro di "scannerizzazione" e indicizzazione

La configurazione del servizio è stata semplificata al massimo e avviene totalmente via Web, tramite “Docproject” il pannello di configurazione che permette di specificare:

• Le classi di documenti da conservare, ad es. fatture, ddt ecc.
• L’intervallo di conservazione: il periodo dopo il quale effettuare la procedura di conservazione, ad esempio ogni 15 giorni
• Il periodo di conservazione: il periodo sul quale effettuare la conservazione, ad esempio ogni 13 giorni
• Il tipo di data da considerare: data di invio o data documento
• Il formato dei dati da trattare: PDF con metadati, PDF senza metadati, Spool txt . Nota: i documenti cartacei sono gestiti manualmente da un apposito centro servizi e generano PDF con metadati.
• I metadati, ovvero i dati che saranno utilizzati per l’archiviazione e la conservazione. Per le tipologie di dati standard, ad es. le fatture, i dati obbligatori sono già predefiniti.
• Per Spool o PDF senza metadati, l’esempio di documento in base al quale creare le procedure automatiche di estrazione metadati e indicizzazione
• Per Spool, un modello in formato grafico che il servizio userà per la generazione automatica PDF.
• Le utenze abilitate all’invio di documenti e all’amministrazione di altri utenti in “Docubank”, il sistema di gestione degli archivi accessibile via web.

Il processo di “caricamento” documenti è stato progettato per supportare diverse tecnologie e diversi formati.

• Dalle vostre applicazioni aziendali, tramite AddDocument, un semplice web service tramite il quale effettuare il caricamento dei documenti, che consente di specificare il formato, la tipologia di documenti (fatture, DDT ecc.) e gli eventuali metadati e che restituisce eventuali errori ai vostri sistemi.
• Manualmente tramite le funzioni di upload di DocuBank, il sistema di gestione degli archivi accessibile via web.
• Tramite i nostri servizi di scansione e indicizzazione, per i documenti cartacei, che provvederanno alla raccolta del vostro patrimonio cartaceo, alla scansione/indicizzazione e all’invio al sistema di conservazione tramite web services.
  

Una volta raggiunta la nostra infrastruttura, i documenti da conservare a norma di legge sono sottoposti ai seguenti trattamenti automatici, in base alla tipologia e alle configurazioni effettuate tramite DocProject.

		Estrazione dati. Per PDF senza metadati o Spool txt, le procedure automatiche estraggono i metadati necessari all’indicizzazione.
		Validazione dei dati e notifiche. Ad esempio, per le fatture: verifica automatica sequenzialità, assenza di “buchi di numerazione”, presenza dati obbligatori.
		Generazione PDF. Applicata a Spool txt, in base al modello inserito tramite “DocProject”.
		Apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata dei singoli documenti.
		Archiviazione. Indicizzazione e inserimento in DocuBank, per consentire la ricerca via web agli utenti abilitati.
		Conservazione. In base alle periodicità definite tramite DocProject, creazione del lotto documenti, marcatura e firma e registrazione nell’archivio conservazione di DocuBank.
		Registrazione di tutte le operazioni nei log di DocuBank.

I documenti archiviati e conservati sono ospitati all’interno di DocuBank, e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione.

I lotti conservati possono essere ricercati per data, esercizio e identificativo. L’integrità del lotto può essere verificata “on line” oppure è possibile scaricare il lotto per sottoporlo a verifica tramite strumenti alternativi. Le immagini ISO dei lotti possono essere scaricate per un’ulteriore archiviazione in sede.

DocuBank include una gestione completa delle utenze abilitate alla consultazione e una funzione di modifica del PIN associato alla firma digitale qualificata del Cliente.

• Società e utenza di amministrazione (centro di costo)
• Tipologia documenti
• Lotto
• Tipo fatturazione
• Prezzo

• Tramite il web service AddDocument, è possibile caricare documenti da applicazioni ed intercettare i messaggi di conferma ed errore.
• Tramite il web service GetDocument, è possibile recuperare documenti da DocuBank per poterli inserire in propri sistemi specifici di gestione del documento.
• E’ possibile creare utenze amministrative separate, in modo tale che i report di fatturazione siano facilmente separabili per società diverse o centri di costo.
• I nostri report mensili sono scaricabili e contengono il massimo dettaglio, in modo da poter essere ulteriormente elaborati da sistemi di contabilità e fatturazione.
• L’infrastruttura e le tecnologie utilizzate, insieme a un servizio d’assistenza tecnica che già supporta più di tremila clienti tra cui moltissime aziende del settore ICT, offrono la massima garanzia.